home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Chip 1996 April / CHIP 1996 aprilis (CD06).zip / CHIP_CD06.ISO / hypertxt.arj / 9306 / IDOTERV.CD < prev    next >
Text File  |  1995-04-16  |  19KB  |  324 lines
  1.           @VBetáblázott idô@N
  2.           
  3.           @VÜtemtervkészítô szoftverek@N
  4.           
  5.           Mindannyian  ugyanazt  akarják:  jobban kihasználni az idôt.
  6.           Azonban   a   különbözô  ütemtervkészítô  szoftverrendszerek
  7.           között  nagy  különbségek vannak: egyesek csak egyszerû napi
  8.           listák,   mások   terjedelmes  ütemtervek  elkészítésére  is
  9.           használhatók.
  10.           
  11.           
  12.           
  13.           Amikor  az amerikai Frederick Winslow Taylor a század elején
  14.           lefektette   a   tudományos  vállalatvezetés  alapjait,  még
  15.           aligha  sejtette,  mekkora  sikerük  lesz az ütemtervkészítô
  16.           rendszereknek.   A   PC-ken   az   ilyen   programok  széles
  17.           választéka  verseng a vásárlók kegyeiért. Tipikus példa erre
  18.           a  Windows naptára, a DOS alatt futó Plan Point program és a
  19.           Windows alá készített Organizer és a Packrat.
  20.           
  21.           Már  a  Windows  3.1  alapszolgáltatásai  is felkínálnak egy
  22.           egyszerû   segédletet   az  idôbeosztáshoz.  Az  Accessories
  23.           (Tartozékok)   csoportban  többek  között  van  egy  naptár,
  24.           amiben  fel  lehet jegyezni elôjegyzési idôpontokat. A ""Day
  25.           Settings"  (Napi  beállítások)  párbeszéddobozban  külön  be
  26.           lehet  állítani,  hogy  a  napi  idôbeosztás mely idôponttól
  27.           legyen  kijelezve. Meg lehet változtatni az idôintervallumot
  28.           is.   Az   új  bejegyzések  minden  15,  30  és  60  percben
  29.           lehetségesek.
  30.           
  31.           Ez  a  beosztás  nem olyan rugalmatlan, mint ahogy a látszat
  32.           mutatja.  A  ""Starting Time" segítségével bármely idôpontot
  33.           --  például  16:59  --  be  lehet  írni.  Az  ébresztôórának
  34.           bármely    nappali   és   éjszakai   idôpont   megfelel:   a
  35.           beállítástól  függôen  a  program  a megjelölt idôpont elôtt
  36.           maximum  tíz  perccel  a  képernyôn is és hangjelzésekkel is
  37.           felhívhatja magára a figyelmet.
  38.           
  39.           A    havi   áttekintésben   az   egyes   napokat   különbözô
  40.           jelölésekkel  láthatjuk.  A  születésnapokat például egy kis
  41.           karika  díszíti.  E  szimbólumok  azonban  nem jelentik azt,
  42.           hogy az érintett napon ténylegesen is van bejegyzés.
  43.           
  44.           Ha  az  egyes  bejegyzések különálló file-okban helyezkednek
  45.           el,  akkor  például  a  magán és az üzleti határidôket külön
  46.           lehet  kezelni.  Már  a Windows-naptár is segít egy munkanap
  47.           áttekinthetô  kialakításában,  de  még  tágabb lehetôségeket
  48.           nyújtanak  az  olyan  kifinomult  ütemtervkészítô programok,
  49.           amelyek  szinte minden kívánságnak eleget tesznek, beleértve
  50.           teljes  munkatervek  elkészítését  és  a  várható  költségek
  51.           kiszámítását.  Persze ez már messzemenôen magába foglalja az
  52.           információkezelést is.
  53.           
  54.           
  55.            @VPlan Point for DOS@N
  56.           
  57.           E  körülbelül  900  márkába kerülô programnak saját grafikus
  58.           felhasználói   felülete   van,  ami  megkönnyíti  a  program
  59.           használatát.  A  szoftver  szolgáltatásai  közé tartozik egy
  60.           elôjegyzési  napló  napi,  heti  és  havi  beosztással,  egy
  61.           címkezelô,   egy   jegyzettömb,   egy   pénzkezelô,  és  egy
  62.           munkaterv-készítô.
  63.           
  64.           Az  elvégzendô  feladatok  mellé  meg  lehet  adni a kezdési
  65.           idôpontot,   az  esedékesség  idôpontját,  és  a  sürgôsségi
  66.           fokot.  Amint  egy  elôzôleg  definiált  munkaterv címszavát
  67.           megadjuk,  lehetôség van még egy egyszerû munkatervkezelésre
  68.           is.  Kívánságra  egy  sematikus  ábra  nyújt  áttekintést az
  69.           adott  munkatervrôl, mint elvégzendô feladatok csoportjáról.
  70.           A   feladatokat   független   és   függô   munkaként   lehet
  71.           definiálni.   A  függô  feladatok  végrehajtása  csak  akkor
  72.           kezdôdik, amikor egy másik már befejezôdött.
  73.           
  74.           
  75.            @VOrganizer@N
  76.           
  77.           Az  idôbeosztáskezelô  programok  következô csoportja pompás
  78.           képi  megjelenítésével tûnik ki: Windows alatti felhasználói
  79.           felülettel.  Ez  lehetôvé  teszi  az  információk  sûrûbb és
  80.           tetszetôsebb     megjelenítését.    Az    idôbeosztáskészítô
  81.           rendszerek    kezelését    egy    másik   jellemvonásuk   is
  82.           megkönnyíti:   egymáshoz   kapcsolhatók   a   legkülönbözôbb
  83.           bejegyzések.   A   felhasználó   például   egy   elôjegyzési
  84.           idôponthoz    meghatározott    jegyzeteket,   címeket   vagy
  85.           feladatokat  kapcsolhat,  hogy  a  megbeszéléshez  szükséges
  86.           összes   információt   azonnal   elérhesse.  Az  idôbeosztás
  87.           elkészítése itt már összefonódik az információkezeléssel.
  88.           
  89.           A  Threadz  cég  Organizer  programjával (400 márkába kerül)
  90.           könnyen   létrehozhatók  ilyen  kapcsolatok  azzal,  hogy  a
  91.           kívánt  adatsorokra  egymás  után rákattintunk az egérrel. A
  92.           Windows   alatt   futtatható  program  külsô  megjelenésében
  93.           igencsak  hasonlít ""hagyományos" társaihoz. A képernyôn egy
  94.           hatkapcsos  jegyzetfüzet jelenik meg, amelybôl az elválasztó
  95.           regiszterek  sem  hiányoznak.  Az adatok feldolgozása szinte
  96.           kivétel  nélkül  a  kapcsos  füzet oldalain zajlik le. Ennek
  97.           elônye  kézenfekvô:  a  felhasználónak  nem  kell  elôször a
  98.           felhasználói  felület új gondolkodásmódjával megbarátkoznia.
  99.           Még  az  is  könnyen  eligazodik a programban, aki a sokféle
  100.           elôjegyzési naptár közül még egyikkel sem ismerkedett meg.
  101.           
  102.           A  program  az  idôbeosztáson  kívül regisztrálja a címeket,
  103.           feladatlistákat,    jegyzeteket   és   születésnapokat.   Az
  104.           elválasztó  regiszterek  angol  neveit  tetszés  szerint  át
  105.           lehet  keresztelni -- a ""Diary"-ból például ""Naptár" lesz,
  106.           a  ""Note  Pad"-bôl  pedig  ""Jegyzetek".  Ennek megfelelôen
  107.           változnak   az  érintett  menüpontok  is.  Az  összes  többi
  108.           elnevezés azonban angol nyelvû marad.
  109.           
  110.           A  képernyô  bal  szélén lévô ikonokkal gyorsan indíthatók a
  111.           feldolgozási   mûveletek.   Ilyen   például  a  feldolgozás,
  112.           összekapcsolás,   az   elválasztás   vagy  a  nyomtatás.  Az
  113.           egérgombbal  az elválasztó regiszterre rákattintva megnyílik
  114.           a   megfelelô  adatmezô.  A  ""Diary"-ban  egy  éves  naptár
  115.           rejtôzik,  az  aktuális dátum piros kerettel van ellátva. Ha
  116.           az  egérrel  rákattintunk  az egyik napra, akkor megkapjuk a
  117.           hozzá   tartozó   napi   áttekintést.  Ez  alkalmazkodik  az
  118.           információ  mennyiségéhez:  egy  teljes nap egy oldalon, egy
  119.           hét  dupla  oldalon hétvégével vagy hétvége nélkül, vagy egy
  120.           hét egyetlen oldalon.
  121.           
  122.           Ha  egyetlen  napra  kattintunk  rá,  akkor  megjelenik  egy
  123.           órarend.     A     bejegyzett    idôpontok    5-60    perces
  124.           intervallumokban  állíthatók be. Meg lehet adni a bejegyzett
  125.           tevékenység  idôtartamát  is.  Egy adott tevékenység lejárta
  126.           elôtt   nem   fordulhat   elô   más  bejegyzés.  Az  egérrel
  127.           rákattintva  egy bejegyzett idôpontra megjelenik egy editor,
  128.           amelyre most már rá lehet bízni egy fontos dolgot.
  129.           
  130.           A  programon  belüli  kapcsolatokon  kívül  a  bejegyzéseket
  131.           össze  lehet  kapcsolni idegen programokkal is. Az Organizer
  132.           azután  az  adott idôpontban önállóan elindítja a programot.
  133.           A   ""lakat"   ikonnal   védett  bejegyzésekhez  csak  az  a
  134.           felhasználó   férhet   hozzá,   aki  a  megfelelô  jelszóval
  135.           azonosította  magát.  A  többiek  csak  annyit  látnak, hogy
  136.           létezik  a  bejegyzés,  a szöveget azonban nem látják. Ez az
  137.           elv   a   bejegyzések  minden  típusára  érvényes.  Végül  a
  138.           szövegeket  mintaként  is  fel  lehet  használni. A ""To Do"
  139.           (tennivalók)  listában  vannak  rögzítve  a  feladatok.  Egy
  140.           ""completed"  (befejezett)  megjelölés  jelzi,  ha egy adott
  141.           feladat  el  van  végezve, ilyenkor ez áthúzva jelenik meg a
  142.           listán.  De  a  ""papírkosárba" is be lehet dobni ôket, ahol
  143.           jelképes  tûzben  elégnek.  A  napi  munka  jobb áttekintése
  144.           érdekében   a   feladatokat   a   naptárban   is  meg  lehet
  145.           jeleníteni, így a tájékozódás folyamatos marad.
  146.           
  147.           Az  Organizer  az  egyes  feladatokat  idôtartamuktól  függô
  148.           színekben  jeleníti  meg. Amíg nem jött el egy adott feladat
  149.           kezdetének  idôpontja,  addig szelíd kék színben szendereg a
  150.           naptár   érintett   oldalán.  A  megkezdés  napjától  kezdve
  151.           azonban  mindig  zöld  színben  jelenik  meg.  Ha  elmúlt  a
  152.           befejezés  idôpontja, akkor a program piros színben jelzi ki
  153.           a  bejegyzést.  A  program  lehetôséget  nyújt  a  munkaterv
  154.           (projekt) áttekintésére is.
  155.           
  156.           A  ""Notepad"  a  szövegeken kívül képes felvenni grafikákat
  157.           is  bittérképes vagy metafile formátumban. Itt is rugalmassá
  158.           teszi  a  kezelést  az,  hogy  a  bejegyzéseket  össze lehet
  159.           kapcsolni  külsô  file-okkal.  Az  ASCII  formátumú szövegek
  160.           automatikusan  aktualizálódnak,  amint eredeti programjukkal
  161.           ismét feldolgozásra kerülnek.
  162.           
  163.           
  164.            @VPackrat@N
  165.           
  166.           A  kapcsos  regiszter szimulációja a monitoron, mint amilyen
  167.           az   Organizeré,  egyfelôl  ugyan  megkönnyíti  a  kezelést,
  168.           másrészt  azonban  a  módszer  sok  helyet  is igényel, amit
  169.           jobban lehetne használni további információk számára.
  170.           
  171.           A  Polaris  Packrat  nevû  programja (mintegy 900 márka) azt
  172.           tûzte  ki  célul,  hogy  lehetôleg  minél  több  információt
  173.           zsúfoljon   a   képernyôre.   Elsô  pillantásra  így  sokkal
  174.           terjedelmesebbnek   tûnik.   Kapcsos   füzetet   itt   hiába
  175.           keresünk,  a  program inkább a grafikus idôdiagramokhoz és a
  176.           listákhoz  hasonlít.  Ezáltal  nagy  mennyiségû  információt
  177.           sikerült  elhelyezni  a  képernyôn. Ha egyszer megértettük a
  178.           kezelés alapfogalmait, akkor igen hatékony eszközzé válik.
  179.           
  180.           A  Packrat  a  címeken, telefonjegyzeteken, tevékenységeken,
  181.           határidôkön,    pénzügyeken   és   munkaterveken   kívül   a
  182.           rendelkezésre  álló  eszköztárat is figyelemmel kíséri, mint
  183.           például  a  konferenciatermeket  vagy  cégautókat,  és  azok
  184.           idôbeli  kihasználtságát.  A költségsor megadásával ki lehet
  185.           számítani   egy   munkaeszköz  költségeit,  és  hozzá  lehet
  186.           rendelni  egy  adott  munkatervhez.  Az  idôt  igénylô egyes
  187.           tevékenységekhez     vagy     személyekhez    létrehozhatunk
  188.           idôszámlákat.  E  számlák  segítségével  könnyen  meg  lehet
  189.           állapítani,  hogy  ki  vagy  mi  mennyi  idôt  igényel a nap
  190.           folyamán.
  191.           
  192.           A   felhasználónak  itt  is  van  lehetôsége  arra,  hogy  a
  193.           programból   dokumentumokat,   például   egy  Wordperfectben
  194.           megírt  szöveget  kezeljen.  A Packrat elindítja a megfelelô
  195.           programot,  ha  az  megfelelôen  definiálva  van  a  Windows
  196.           WIN.INI   rendszerfile-jában.   Az  Excel  táblázatkezelôhöz
  197.           valamint    az    Amí    Pro   és   a   Word   for   Windows
  198.           szövegszerkesztôkhöz  a  Packrat  olyan makrókat ad, amelyek
  199.           lehetôvé   teszik,  hogy  ezek  a  programok  közvetlenül  a
  200.           Packrat   dokumentumlistájába   vigyék   be  a  feldolgozott
  201.           dokumentumokat.
  202.           
  203.           A   program  súlypontja  egyértelmûen  az  átfogó  segítség.
  204.           Minden   tevékenységhez   és   munkatervhez   kiszámítja  az
  205.           elvégzéséhez    szükséges   idôt,   és   egyidejûleg   képes
  206.           megállapítani  az  esedékes  költségeket. Kitûnô segítség az
  207.           olyan  munkaterületek  számára, amelyek jól struktúrálhatók,
  208.           tagolhatók és egyértelmûen hozzárendelhetôk.
  209.           
  210.           Azonban  minden  szoftveres  idôbeosztásnak van egy alapvetô
  211.           hibája.  Elôször  be  kell  kapcsolni  a  gépet  ahhoz, hogy
  212.           tervezhessünk.    Ahhoz,   hogy   valóban   élvezhessük   az
  213.           idôbeosztáskészítô  rendszerek  elônyeit, mindig elérhetônek
  214.           kéne  lenniük.  Túl körülményes egy határidô megbeszéléséhez
  215.           telefonálás  közben  elôször  bekapcsolni  a számítógépet. E
  216.           programokat  akkor célszerû használni, ha a PC amúgyis egész
  217.           nap   be   van   kapcsolva.  Ráadásul  elég  körülményes  és
  218.           kényelmetlen  a billentyûzettel és az egérrel ügyetlenkedni,
  219.           mialatt  a telefonkagylót a fejünk és a vállunk közé fogjuk.
  220.           Ezért   kezelhetôségben   még  sokáig  nem  múlják  felül  a
  221.           programok    a   könnyen   elérhetô   asztali   naptárt   és
  222.           jegyzettömböt.
  223.           
  224.           @KJoachim Pich@N
  225.           
  226.           @VA helyes tervezés@N
  227.           
  228.           A  szoftver  segítségével  elkészített  idôbeosztás minôsége
  229.           elsôsorban  azon  múlik,  hogy  a felhasználó vajon mennyire
  230.           következetesen  használja  a  programot.  Biztos,  hogy  nem
  231.           csodaszer   az   olyan  idôhiány  ellen,  ami  a  zûrzavaros
  232.           életvezetésbôl   adódik.  Ennek  megfelelôen  nagy  lehet  a
  233.           csalódás,  ha  az  elôjegyzéskezelô  program nem felel meg a
  234.           hozzá  fûzött  elvárásoknak.  A következô tippek segítenek a
  235.           munkaidô jobb kihasználásában:
  236.           
  237.           @VElsô   tipp:@N   határozzuk  meg  a  célokat.  A  célok  olyan
  238.           vezérfonalat  adnak  meg,  amellyel  meg  lehet ítélni, hogy
  239.           ténylegesen mit kell elvégezni.
  240.           
  241.           @VMásodik  tipp:@N  a  nagyobb  feladatokat  bontsuk  fel kisebb
  242.           alfeladatokra.  A feladatok így jobban átláthatók, és azt is
  243.           könnyebb megállapítani, mihez mennyi idô szükséges.
  244.           
  245.           @VHarmadik   tipp:@N   állítsunk  fel  fontossági  sorrendet.  A
  246.           feladatok  nem  mindegyike  fontos  annyira, hogy azonnal el
  247.           kelljen  végezni,  ez csak zavarná a sürgôs feladatokra való
  248.           koncentrálást.  A  fontossági sorrend abban is segít, hogy a
  249.           fontos    feladatokat   jobban   szemmel   tartsuk.   Vegyük
  250.           figyelembe,  hogy  a  tevékenységek  húsz  százaléka gyakran
  251.           meghozza   a   kívánt   eredmények  nyolcvan  százalékát  --
  252.           amennyiben az a megfelelô húsz százalék.
  253.           
  254.           @VNegyedik    tipp:@N   tervezzünk   papíron   tollal   vagy   a
  255.           képernyôn  egérrel.  A  csak  fejben  lévô  terveknek  hamar
  256.           csökken  az  áttekinthetôsége,  és ráadásul könnyebb elvetni
  257.           ôket.
  258.           
  259.           @VÖtödik   tipp:@N  használjunk  napi  terveket.  Próbáljuk  meg
  260.           felbecsülni   az   adott   feladathoz   szükséges  idôt,  és
  261.           kalkuláljunk   hozzá  tartalékidôt  is.  îgy  az  elôre  nem
  262.           látható dolgok sem okoznak nagy eltérést.
  263.           
  264.           @VHatodik   tipp:@N   saját   teljesítménygörbénket   is  vegyük
  265.           figyelembe.  A  nap  folyamán  minden embernek meghatározott
  266.           ritmus   szerint   ingadozik   a   teljesítménye.  A  fontos
  267.           feladatok  elintézését  arra  a  fázisra idôzítsük, amikor a
  268.           legjobb     formát    tudjuk    nyújtani.    Az    idônkénti
  269.           teljesítménybeli  mélypontokat  is  jól ki lehet használni a
  270.           rutintevékenységek elvégzésére.
  271.           
  272.           @VHetedik   tipp:@N   tartalékoljunk  egy  kis  idôt  magunknak,
  273.           amikor teljesen zavartalanul lehetünk egyedül.
  274.           
  275.           
  276.           
  277.           Rendezôközpont: a Packrat lehetôvé teszi a fontos
  278.           mûveletek  gyors indítását néhány gombnyomással -- a havi és
  279.           heti naptár mindig szem elôtt van
  280.           
  281.           
  282.           
  283.           @VTerefere@N
  284.           
  285.           A  szoftverházak  is  hasznot akarnak húzni a szisztematikus
  286.           ütemtervkészítés  sikerébôl,  amely a hetvenes és nyolcvanas
  287.           években   élénkítette   a   vállalkozásokat.   Több-kevesebb
  288.           sikerrel  próbálkoznak,  hogy  ütemtervkészítô  rendszereket
  289.           hozzanak  létre  a  hûséges  számítógépeken.  Miért ne lenne
  290.           képes  a PC is naptárak, dokumentumok, címek, költségek vagy
  291.           jegyzetek  kezelésére,  amelyek  meghatározott  határidôkhöz
  292.           kapcsolódnak?  Százszázalékosan  következetes  és megbízható
  293.           --  amennyiben  a  felhasználó is következetesen használja a
  294.           programot.
  295.           
  296.           Åm  idôközben  kétségek  merültek  fel  az  ütemtervkészítés
  297.           értelmét  illetôen. Sôt, Ausztriában gazdasági és tudományos
  298.           entellektüelek   megalapítottak  egy  egyesületet  ""Az  idô
  299.           késleltetésére",   amelynek  célja,  hogy  szembeszálljon  a
  300.           buzgó   szemináriumvezetôk   sugalmazásaival:  az  eretnekek
  301.           jelszava a pontosság és nem az idô hatékony kihasználása.
  302.           
  303.           Az  ütemtervkészítés  gurui  is tartanak szünetet, hiszen az
  304.           eufóriát  a kijózanodás követi. Ugyanis különös dolgot lehet
  305.           megfigyelni:   nem  azok  futnak  be  sikeres  karriert,  és
  306.           kerülnek   a   cégek  élére,  akik  hûen  követik  a  modern
  307.           munkatudományt,   hanem  akik  figyelmen  kívül  hagyják  és
  308.           megtagadják  azt. A nehézkesen kitöltött idôbeosztás helyett
  309.           a   fônökök   naptárjában   sok   szabad   és  mindenekelôtt
  310.           betöltetlen  helyet lehet találni. ùgy tûnik, egyáltalán nem
  311.           könnyû  kiigazodni  a  tömbidôk,  telefonidôk,  megbeszélési
  312.           idôk,  pihenôidôk, gondolkodási idôk, reggeliidôk, ebédidôk,
  313.           moziidôk,   olvasási   idôk  stb.  dzsungelében.  Ki  tartja
  314.           mindezt fejben vagy gépen?
  315.           
  316.           A  sikeres  menedzserek  sokkal inkább szeretik, ha zavarják
  317.           ôket,  irodájukat  nyilvánossá  teszik,  a megbeszéléseket a
  318.           folyosón     értékelik    az    utolsó    pillanatban.    Az
  319.           információgyûjtés  e  sikeres  módszerével  látszólag jobban
  320.           meg  tudják  hozni a megfelelô döntéseket. A ""kommunikáció"
  321.           a  döntô  tényezô, a csevegés, ami kapcsolatot hoz létre, és
  322.           kialakít   egy   csapatot.   ùgy   tûnik,  itt  még  roppant
  323.           lehetôségek rejtôznek a kommunikációs ágazatban.
  324.